お客様の声：長田税理士事務所（年末調整AI-OCR）

Q：まず、年末調整業務においてどのような課題を感じていらっしゃったのでしょうか？

「年末調整の時期になると、各種控除申告書等の書類管理が煩雑で、手入力作業に多くの時間を要していました。当事務所では、まずお客様に保険料控除申告書などをお送りし、保険料の内容をご記入いただいた後に返送していただく流れで対応しています。しかし、最近は保険料控除申告書の内容が複雑化し、記入項目も増えた影響で、お客様ご自身で正しく記入していただけるケースは非常に少なかったです。」

「実際、約7～8割の方が、記入せずに保険料の証明書だけを添付して返送されます。丁寧に記入してくださる方もいらっしゃいますが、正しく記入されていることはごくわずか。結局、こちらで修正するのが当たり前になっていました。」

「なかでも、"保険料控除申告書"が大変で、空白の書類に、証明書を見ながら職員が1枚1枚書き写していく...この作業は本当に大変でしたね。証明書類のコピーも必須で、"コピーを取るだけ"でかなりの手間と時間を取られていました。」

さらに、年末調整の時期が来ると、お客様との「提出内容の確認」や「追加の問い合わせ」も頻繁に発生し、職員の負担は増える一方でした。

Q：導入のきっかけは何だったのでしょう？

「エッサムの新しいサービスで保険料控除証明書などの書類がAI-OCRで読み取れると聞き、すぐにデモをお願いしました。」

「実際に見せてもらったところ、『これは便利だ』と、その場で導入を決めました。ウェブサイトからの申し込みだったので、即日利用でき、すぐにスキャンを始め、PC画面でチェックしながら作業を進めました。」

Q：初期設定や操作性についてはいかがでしたか？

「初期設定も容易で、数フォルダを作成する程度で、スムーズに運用を開始できました。」
「デスクトップでもドキュメントでも、自分が最も使いやすい場所にフォルダを作成できる点が良かったです。」

「マニュアルを見ずに使い始められたほど操作が分かりやすく、ヘルプを開く必要もありませんでした。」
と、直感的な使い勝手の良さも実感されているようです。

Q：業務にはどのような変化がありましたか？

「最も大きな変化は、コピーを取る作業がほとんどなくなったことですね。」
「今までは紙の書類を大量にコピーしていましたが、スキャンしてAI-OCRに読み込ませるだけで済むので、職員の負担が格段に減りました。作業時間も、大幅に削減できたと実感しています。」

「原本の書類は引き続き、お客様に保管していただく形ですが、所内の事務作業は大幅に簡略化されました。」と声を弾ませます。

Q：今後はどのような運用をお考えですか？

「来年からは、先に控除証明書をお預かりして、当事務所で保険料申告書をAI-OCRで作成。お客様には完成済みのものを確認してもらうようにして、書類のやりとりも簡略化していく予定です。」と、新しい運用への期待も高まっています。

「証明書の画像データが控除明細に添付される機能も助かっています。実際の証明書を控除明細入力画面で確認できるのは便利ですね。」
「今回の年末調整業務のスキャンでは使用しませんでしたが、小型スキャナーもあると聞いたので、こちらも試してスキャン作業自体も効率化したいと考えています。」

Q：読み取り精度や運用面で気になる点はありませんか？

「まれに、細かい情報や変則的な証明書だとうまく読み取れない部分もありますが、手直しはほんのわずか。業務上、特に支障となる不便さはありません。それよりも、現場の負担がどんどん減っていくのを実感できているのが、なによりありがたいですね。」

Q：同じ悩みを抱える他事務所の方々へメッセージをお願いします。

「同じような年末調整業務に困っている事務所には、本当におすすめしたいです。」
「作業負担が減って、『とにかく楽になった！』と事務所内でも好評の声があがっています。」

Q：今後、AI-OCRサービスに期待することがあれば教えてください。

「これまで"手作業で入力していた部分"に、まさにAI-OCRが"新しい風"を吹き込んでくれた印象です。」
「確定申告AI-OCRでは、ふるさと納税の寄附金控除証明書も読み取れると聞いたので、来年以降もさらに使い勝手がよくなり、年末調整だけでなく確定申告など、さまざまな場面で負担が減るのを楽しみにしています。」
と、サービスへの大きな期待が寄せられています。