令和3年度法改正 電子帳簿保存法の概要とは?

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類の全部または一部を特例として電子データの形式で保存することを認める法律です。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

令和3年度 電子帳簿保存法が改正

令和3年の税制改正で、電子帳簿保存法は抜本的に改正されました。新法令が適用されるのは令和4年1月1日からとなります。改正のポイントは次の5つ。

改正のポイント
  • 1.承認制度の廃止
  • 2.帳簿書類のデータ保存の要件緩和
  • 3.スキャナ保存の要件緩和
  • 4.電子取引データ保存の厳格化
  • 5.罰則規定の新設

スキャナ保存の要件緩和

国税関係書類のスキャナ保存の要件は、これまでも数度にわたり規制緩和されてきましたが、今回の改正では更なる要件緩和が実施されました。

  • ・所轄税務署による事前承認制度の廃止
  • ・タイムスタンプ付与要件の緩和(入力期限内に入力されていることが確認できる場合は不要)
  • ・入力要件の統一(約2ヶ月以内、受領者自らスキャンする場合は自署の廃止)
  • ・適正事務処理要件(相互牽制、定期検査、不備の改善)の廃止
  • ・検索項目を「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定(ダウンロードにより検索可能な場合は検索機能は不要)
  • ・入力機器の要件(スマホ、デジカメ等も可)

など

電子取引データの保存義務

とりわけ電子取引データについては、取引情報をデータで授受した場合のデータの保存義務規定が盛り込まれ、書面による保存が不可となりました。令和4年1月1日以降の電子取引データから適用されます。
すべての電子取引データの保存を、改正後の電子帳簿保存法の要件に従って保存することが必要となります。取引書類の授受方法は、書面からデータへと切り替わりつつあります。
政府も、DXを推進しており、今後電子取引は益々増加することが想定されます。

電子取引データの電磁的記録の保存への宥恕措置

電子取引データの保存について、義務化を2年猶予することが閣議決定されました。
令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に、申告所得税、及び、法人税に係る保存義務者がおこなう電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて、やむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。)の提示、または、提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過措置が盛り込まれました。

電子取引に係る電磁的記録の保存要件

電子取引の取引情報に係る電磁的記録を、保存すべき場所に保存すべきこととなる期間、必要な措置を行い、保存要件に従って保存しなければなりません。具体的には、次の4つの要件に従う必要があります。

  • 保存場所 データの送信側の納税地、及び、データの受信側の納税地で出力できること
    保存期間 7年間、または、10年間 ※法人税法の規定による
    措置 以下のいずれかの措置をおこなうこと
    ①送信側のタイムスタンプが付与されたデータを受領すること
    ②受信後にタイムスタンプを付与すること
    ③訂正削除ができない、または、訂正削除の履歴が残るシステムを使うこと
    ④訂正削除の防止に関する事務処理規定を備付けて運用すること
    保存要件 システム関係書類の備付けと可視性の確保が必要(見読可能性、検索機能)

電子的に授受される書類の例

電子取引に係るデータの保存が義務付けられるため、すべての電子取引が対象となります。電子取引の例としては、次に掲げるものが挙げられます。

  • EDI取引 複数の企業間で授受される取引データ
    インターネットによる取引 請求書や領収書をWEBサイトからダウンロードして受け取る場合(予約サイト、ECサイト等)
    ホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(画面ハードコピー)
    電子メールによる取引 電子メールでやり取りした見積書、注文書
    請求書や領収書のPDFファイルを、電子メールで受け取る場合(メール本文に取引情報が含まれる場合は、添付PDFの他にメール本文の保存も必要)
    その他 複合機のペーパーレスFAX機能で保存されたデータ
    クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等

電子取引データの保存方法は?

専門の文書管理システムなどを使用していない場合の保存方法や検索要件を満たす方法として、例えば、次のような方法が例示されています。

①請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する
<例>2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書

→・20221031_㈱国税商事_110,000.pdf

②「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する
<例>

③「正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規定」を作成し備え付ける
<例>必要な事項を定めた社内規定、業務システムのワークフロー機能など

なお、上記①の代わりに索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。エクセルファイル等を使用して検索可能にする必要があります。
<例> 受領した請求書等データのファイル名に連番を付し、索引簿で管理する

クラウドでも利用可能?

電子帳簿保存法により、帳簿書類などの各種データは、クラウド上のオンラインストレージなどにも保存できるようになりました。(クラウドも可)
従って、共有ストレージサービス『e-PAP(イーパップ)スマート・ストレージ』でも利用できます!

JIIMA認証:電子取引ソフト法的要件認証(令和3年法令基準)
  • e-PAPスマート・ストレージは、電子取引ソフト法的要件認証(令和3年法令基準)を取得しています。
  • ※この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

スマート・ストレージの活用事例

その他、『e-PAP(イーパップ)スマート・ストレージ』では様々なシーンでご利用可能です。
使い方もカンタン!いつもお使いのウィンドウズの操作感覚で利用できます。
安心・安全・便利・簡単と大好評!スマートフォンやタブレットでも専用のアプリで撮影した請求書・領収書・通帳の画像などを保存できます。

導入準備や運用ルールの策定は早い段階から必要です!

令和4年1月から施行される電子取引データの保存に関して、青色申告承認の取消し要件に該当する旨の懸念が寄せられていたことから、2年間の宥恕規定が盛り込まれました。
ただし、改正電子帳簿保存法の要件に変更はありません。導入準備や運用ルールの策定などは早い段階から必要になります。

『スマート・ストレージ』では、会計事務所、及び、顧問先企業における取引情報の電子化について、スムーズに導入できるような機能を備えています。

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